Регламент работы Портала РОБОСИТИ

УТВЕРЖДЁН приказом директора АНО ДО «РОБОЛАТОРИЯ» от 27 августа 2026 г. № 13/2026

Редакция 1. Действует с 27 августа 2026 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы информационной системы «Портал РОБОСИТИ», разработанной Оператором и размещённой в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу my.robocity.info (далее — Портал), состав ролей и прав пользователей, порядок подключения организаций, порядок проведения мероприятий на Портале, порядок подписания электронных документов и обработки персональных данных.

1.2. Оператором и разработчиком Портала является Автономная некоммерческая организация дополнительного образования «РОБОЛАТОРИЯ» (АНО ДО «РОБОЛАТОРИЯ»), ОГРН 1165000055637, ИНН 5032266891, адрес: 143011, Московская область, г. Одинцово, Можайское шоссе, д. 97 (далее — Оператор).

1.3. Настоящий Регламент является публичным документом, размещается на Портале и обязателен для всех пользователей и организаций, использующих Портал.

1.4. Для организаций настоящий Регламент является неотъемлемой частью Соглашения об информационном обмене, заключаемого с Оператором. Присоединение к Регламенту осуществляется путём заключения такого Соглашения; для физических лиц — в момент регистрации учётной записи.

1.5. Оператор вправе вносить изменения в настоящий Регламент. Новая редакция публикуется на Портале не позднее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до вступления в силу; организациям, заключившим Соглашение об информационном обмене, в тот же срок направляется официальное уведомление по адресу электронной почты, указанному в Соглашении. Изменения, обусловленные требованиями законодательства Российской Федерации, предписаниями уполномоченных органов или необходимостью устранения угроз безопасности персональных данных, могут вступать в силу в более короткий срок, указанный в уведомлении. Действующая и предшествующие редакции доступны на Портале с указанием периода действия каждой.

1.6. Изменения Регламента не применяются к мероприятиям, регистрация на которые открыта до даты вступления изменений в силу.

2. Термины и определения

2.1. Пользователь — физическое лицо, зарегистрировавшее учётную запись на Портале.

2.2. Организация — юридическое лицо (образовательная организация, орган власти, иная организация), заключившее с Оператором Соглашение об информационном обмене.

2.3. Обучающиеся Организации — пользователи, указавшие Организацию в качестве образовательной организации, а также пользователи, привязанные к Организации наставником либо посредством импорта данных.

2.4. Мероприятие — конкурс, соревнование, олимпиада, фестиваль или иное состязательное мероприятие, проводимое с использованием Портала.

2.5. Организатор Мероприятия — Организация, назначенная на Портале организатором соответствующего Мероприятия.

2.6. Кабинет организации — раздел Портала, обеспечивающий управление карточкой Организации, ролями её сотрудников, доступом к сведениям и (при наличии соответствующего уровня доступа) проведением Мероприятий.

2.7. Уровень доступа — определённый Соглашением об информационном обмене объём функциональных возможностей Портала, предоставляемых Организации.

3. Учётные записи пользователей

3.1. Регистрация на Портале осуществляется пользователем самостоятельно с подтверждением адреса электронной почты. Пользователь обязан указывать достоверные сведения и поддерживать их в актуальном состоянии.

3.2. Регистрация несовершеннолетнего осуществляется с ведома и согласия родителя (иного законного представителя). Согласие на обработку персональных данных оформляется по форме, размещённой на Портале.

3.3. Пользователь несёт ответственность за сохранность данных своей учётной записи и за все действия, совершённые с её использованием. Передача учётных данных третьим лицам не допускается.

3.4. Восстановление доступа осуществляется через форму восстановления пароля по подтверждённому адресу электронной почты. При невозможности восстановления пользователь обращается в техническую поддержку Портала.

3.5. Одному физическому лицу соответствует одна учётная запись. При выявлении дублирующих учётных записей Оператор вправе объединить их, уведомив пользователя.

3.6. Оператор вправе заблокировать учётную запись при выявлении признаков её компрометации, указания заведомо недостоверных сведений либо нарушения настоящего Регламента, уведомив пользователя по электронной почте.

4. Подключение организации и уровни доступа

4.1. Для подключения Организация направляет заявку через Портал. Заявку инициирует пользователь, обладающий полномочиями действовать от имени Организации (руководитель — на основании устава, иное лицо — на основании доверенности).

4.2. По результатам рассмотрения заявки Оператор в срок не более 5 (пяти) рабочих дней формирует проект Соглашения об информационном обмене либо направляет мотивированный отказ.

4.3. На Портале предусмотрены следующие уровни доступа Организации:

4.4. Уровень доступа фиксируется в Соглашении об информационном обмене. Организация вправе заключить соглашения на каждый из уровней доступа; изменение уровня доступа оформляется дополнительным соглашением.

4.5. Доступ предоставляется безвозмездно. Оператор не взимает с организаций и участников плату за использование функциональных возможностей Портала.

4.6. Организация обязана поддерживать в актуальном состоянии сведения карточки организации на Портале: наименование, реквизиты, адрес электронной почты для юридически значимых сообщений, сведения о лицах, обладающих правами доступа.

5. Роли и права доступа

5.1. Роли уровня Организации назначаются Организацией самостоятельно в кабинете организации:

5.2. Права администратора возникают у пользователя, инициировавшего и подписавшего Соглашение об информационном обмене от имени Организации. Основание полномочий фиксируется реквизитами электронной подписи.

5.3. Организация обязана незамедлительно отзывать права доступа сотрудников, трудовые (служебные) отношения с которыми прекращены либо должностные обязанности которых изменились. До момента отзыва действия таких сотрудников на Портале считаются совершёнными от имени Организации.

5.4. Роли уровня Мероприятия (главный судья, помощник главного судьи, судья, технический специалист, атташе, регистратор-оператор соревновательной зоны, организатор зоны) назначаются Организатором Мероприятия. Порядок работы указанных ролей на площадке определяется Регламентом работы организаторов соревнований, размещённым на Портале.

5.5. Назначение ролей уровня Мероприятия производится не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до даты его проведения. Лицо, назначаемое на роль, должно быть зарегистрировано на Портале.

5.6. Оператор вправе приостановить действие любой роли при выявлении признаков компрометации учётной записи или нарушения настоящего Регламента, уведомив Организацию.

6. Сведения об обучающихся организации

6.1. Организации с базовым уровнем доступа предоставляются следующие сведения об Обучающихся Организации:

6.1.1. сведения о регистрациях на Мероприятия;

6.1.2. составы команд и сведения о наставниках;

6.1.3. результаты участия, включая набранные баллы, занятые места и выданные наградные документы;

6.1.4. выгрузка перечисленных сведений в машиночитаемом формате.

6.2. Организация не получает доступ к сведениям о лицах, не являющихся Обучающимися Организации, а также к данным учётных записей пользователей (паролям, кодам подтверждения, сведениям о сессиях).

6.3. Сведения предоставляются исключительно в целях учёта достижений обучающихся, формирования внутренней и ведомственной отчётности Организации, подготовки представлений к поощрению и сопровождения обучающихся. Использование сведений в коммерческих целях, а также для рассылок, не связанных с образовательной деятельностью, не допускается.

6.4. Привязка обучающегося к Организации осуществляется на основании сведений, указанных пользователем при регистрации, либо действий наставника. Пользователь вправе изменить сведения об образовательной организации в личном кабинете; с момента изменения доступ прежней Организации к его данным прекращается на будущее время.

6.5. Действия представителей Организации по просмотру и выгрузке сведений журналируются Оператором.

7. Проведение мероприятий на Портале

7.1. Организация с расширенным уровнем доступа вправе создавать и проводить Мероприятия, включая:

7.1.1. определение соревновательных категорий и номинаций, возрастных групп, сроков регистрации и порядка допуска;

7.1.2. приём заявок и регистрацию участников, команд, наставников, судей и гостей;

7.1.3. назначение сотрудников Организации и привлечённых лиц на организаторские и судейские роли;

7.1.4. ведение электронных протоколов, внесение и утверждение результатов;

7.1.5. формирование и выдачу наградных документов;

7.1.6. публикацию информации о Мероприятии и его итогов на Портале.

7.2. Организатор Мероприятия самостоятельно определяет его содержание и несёт ответственность за соответствие Мероприятия законодательству Российской Федерации, включая требования к безопасности участников и к обороту информационной продукции для детей.

7.3. Положение о Мероприятии утверждается Организатором Мероприятия и публикуется на Портале не позднее дня открытия регистрации. Изменение условий Мероприятия после открытия регистрации допускается только в порядке, предусмотренном положением о Мероприятии; изменение критериев оценивания после начала приёма конкурсных материалов не допускается.

7.4. Организатор Мероприятия обеспечивает объективность судейства, рассмотрение апелляций участников и утверждение итоговых протоколов уполномоченным лицом.

7.5. Результаты вносятся в электронные протоколы Портала. Судья подтверждает внесённые результаты подписанием протокола на Портале; до момента подписания результаты считаются предварительными.

7.6. Наградные документы формируются на Портале и выдаются от имени Организатора Мероприятия.

7.7. Организатор Мероприятия не вправе взимать с участников плату за использование Портала. Взимание организационных взносов за участие в Мероприятии осуществляется вне Портала и под самостоятельную ответственность Организатора Мероприятия.

7.8. Использование наименования и символики Оператора, а также наименования и символики Всероссийского фестиваля робототехники «РОБОСИТИ» в материалах Мероприятия допускается только с письменного согласия Оператора.

7.9. Оператор не является организатором Мероприятия, проводимого Организацией, и не несёт ответственности перед участниками за его проведение и подведение итогов. Оператор вправе размещать на страницах Мероприятия сведения о том, что Мероприятие проводится с использованием Портала, и использовать обезличенные статистические данные о Мероприятии.

7.10. Оператор вправе приостановить проведение Мероприятия при поступлении обоснованных обращений субъектов персональных данных, при выявлении нарушения раздела 8 настоящего Регламента либо при выявлении в материалах Мероприятия информации, запрещённой к распространению законодательством Российской Федерации.

7.11. Организатор Мероприятия обеспечивает получение от участников (их законных представителей) согласий на обработку персональных данных по форме, размещённой на Портале, хранит их в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации, и доводит до участников сведения об организаторе Мероприятия, целях обработки персональных данных и порядке отзыва согласия.

7.12. Организатор Мероприятия не вправе использовать данные участников Мероприятия в целях, не связанных с его проведением, в том числе для рекламных рассылок и коммерческих предложений.

8. Обработка персональных данных

8.1. Обработка персональных данных на Портале осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и политикой Оператора в отношении обработки персональных данных, размещённой на Портале.

8.2. Основанием обработки персональных данных участников является согласие субъекта персональных данных (законного представителя), оформленное по форме, размещённой на Портале. Согласие на распространение персональных данных (публикацию результатов, фотографий и конкурсных материалов) оформляется отдельно в соответствии со статьёй 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ.

8.3. В отношении сведений об Обучающихся Организации Оператор и Организация являются самостоятельными операторами персональных данных и обрабатывают их каждый в своих целях.

8.4. В отношении персональных данных участников Мероприятия, проводимого Организацией, оператором персональных данных является Организатор Мероприятия; Оператор осуществляет обработку по его поручению в порядке части 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Условия поручения определяются приложением к Соглашению об информационном обмене.

8.5. Организация обязана обеспечивать конфиденциальность полученных сведений, применять меры защиты, предусмотренные статьями 18.1 и 19 Федерального закона № 152-ФЗ и постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119, и назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

8.6. Стороны уведомляют друг друга о фактах неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных: первичное уведомление с указанием известных на этот момент обстоятельств — в течение 24 (двадцати четырёх) часов с момента их выявления; уведомление о результатах внутреннего расследования — в течение 72 (семидесяти двух) часов с момента их выявления. Стороны содействуют друг другу в исполнении обязанностей, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

8.7. Технические средства Портала, используемые для обработки персональных данных, размещены на территории Российской Федерации.

8.8. Отзыв согласия на обработку персональных данных осуществляется путём направления заявления по адресу office@robolatoriya.com либо через личный кабинет. Отзыв согласия влечёт прекращение участия в мероприятиях; сведения, включённые в утверждённые итоговые протоколы и наградные документы, хранятся в течение установленного срока хранения соответствующих документов.

9. Электронные документы и электронная подпись

9.1. Документы, формируемые на Портале (соглашения, положения, протоколы, наградные документы), подписываются простой электронной подписью в порядке, определённом Соглашением об использовании простой электронной подписи, размещённым на Портале, либо, при необходимости, усиленной квалифицированной электронной подписью.

9.2. Стороны признают юридическую силу документов, подписанных в соответствии с пунктом 9.1, равной юридической силе документов на бумажном носителе, подписанных собственноручной подписью уполномоченных лиц.

9.3. Ключ простой электронной подписи формируется и направляется пользователю на подтверждённый адрес электронной почты. Пользователь обязан не раскрывать ключ третьим лицам и незамедлительно сообщать Оператору о его компрометации.

9.4. Юридически значимые сообщения направляются по адресам электронной почты, указанным в Соглашении об информационном обмене и в учётной записи пользователя, и считаются полученными на следующий рабочий день после отправки (статья 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации).

10. Доступность Портала и техническая поддержка

10.1. Оператор обеспечивает работоспособность Портала и консультирование пользователей по вопросам работы с его функциональными возможностями.

10.2. Обращения в техническую поддержку направляются по адресу office@robolatoriya.com либо через форму обратной связи на Портале. Срок первичного ответа — не позднее следующего рабочего дня.

10.3. Плановые технические работы проводятся преимущественно в нерабочее время. Уведомление о плановых работах, влекущих недоступность Портала более 2 (двух) часов, публикуется на Портале не позднее чем за 24 часа до их начала.

10.4. В период проведения Мероприятия плановые технические работы, влекущие недоступность Портала, не проводятся, за исключением работ, необходимых для устранения аварии или угрозы безопасности данных.

10.5. Оператор не гарантирует бесперебойную работу Портала и не несёт ответственности за перерывы в его работе, вызванные обстоятельствами, находящимися вне его разумного контроля, включая действия операторов связи и провайдеров хостинга.

11. Ограничения использования Портала

11.1. При использовании Портала не допускается:

• передача учётных данных третьим лицам и использование чужих учётных записей;
• автоматизированный сбор данных, не предусмотренный функциональными возможностями Портала;
• размещение материалов, нарушающих права третьих лиц либо содержащих информацию, запрещённую к распространению законодательством Российской Федерации;
• действия, нарушающие работоспособность Портала или безопасность обрабатываемых в нём данных;
• использование полученных сведений в целях, не предусмотренных настоящим Регламентом.

11.2. При нарушении требований пункта 11.1 Оператор вправе ограничить или прекратить доступ пользователя либо Организации к Порталу с уведомлением о причинах.

11.3. Прекращение доступа не затрагивает действительности результатов участия обучающихся и выданных наградных документов.

11.4. При прекращении доступа Организация прекращает обработку сведений, выгруженных с Портала, и уничтожает их, за исключением сведений, подлежащих хранению в силу закона.

12. Заключительные положения

12.1. Настоящий Регламент действует бессрочно до его отмены или утверждения новой редакции.

12.2. В части, не урегулированной настоящим Регламентом, применяются положения Соглашения об информационном обмене, Соглашения об использовании простой электронной подписи, политики обработки персональных данных и законодательства Российской Федерации. При противоречии между настоящим Регламентом и Соглашением об информационном обмене применяются положения Соглашения.

12.3. Контактные данные Оператора: 143011, Московская область, г. Одинцово, Можайское шоссе, д. 97; e-mail: office@robolatoriya.com; телефон: +7 (495) 120-30-60.